Zertifiziertes elektronisches Archiv oder DMS Dokumentenmanagementsystem für die GmbH

Hallo,
kennt eventuell einer von euch ein elektronisches Archiv, oder DMS mit dem man relevanten Dokumente, inklusive Rechnungen revisionssicher archivieren kann, oder arbeitet jemand damit?

Ich würde gerne die Papierflut digitalisieren.
Umfang wäre aber nur ca. 8-10 Ordner pro Jahr.

Ich verspreche mir davon aber eine deutlich bessere Übersicht und weniger Arbeit beim Suchen von Belegen und Dokumenten.

„Revisionssicher“ ist mal per se teuer. Sprich; du kannst das Papier wegschmeißen.

Dazu brauchst du entweder, wie du schon sagst, eine zertifizierte Software und entsprechenden Speicher. Einige nutzen dazu auch sogenannten WORM Speicher. Auch der ist teuer.

Für deine 10 Ordner lohnt sich das alles nicht. Wenn du nur die Dokumente digitalisieren willst, dann kannst du ein einfaches DMS benutzen. Die Ordner wirst du aber nicht los.

Danke, aber wenn ich dann noch alles in Ordner packen muss, haben wir doppelten Aufwand.
Es sollte ja eigentlich weniger werden.

Lexware bietet auch einen Online Speicher für 20,-€ im Monat an.
https://shop.lexware.de/archivierungssoftware

Das könnte aber mit unserer Internet Verbindung knapp werden, wenn wir alles hochladen müssen.

Das habe ich aber noch nicht getestet.

Je nach Größe und Qualität wirst du mit 5GB nicht auskommen.

Außerdem wolltest du doch kein Abo…

Deshalb würde ich eigentlich eine Inhouse Lösung vorziehen, wenn das bezahlbar ist.

Konkrete Preise konnte ich aber keine finden.

Wenn schon „Preis auf Anfrage“ kommt, wird es wohl eher zu viel.

Ehrliche Antwort. Ich würde mir die 100 Ordner für die 10 Jahre in den Keller stellen. Günstiger geht’s nicht.

Ich verwende in der Firma ecoDMS. Ist günstig und gut und läuft auf Windows, Linux und Mac und ist revisionskonform mit GoDB und DSGVO.

Cloud kommt mir bei so etwas nicht in die Firma. Meine Daten liegen auf meinen Rechnern.

Es gibt auch ein eMail-Archiv ( ecoMAILZ) dazu, das die eMails auch in ecoDMS archiviert, so dass man kein extra eMail-Archiv braucht und alle zusammengehörenden Dokumente in einem System hat und nichts nochmals aus dem eMail-System in das DMS importieren muss.

Edit: Ordner geht übrigens nicht. Elektronische Dokumente müssen revisionssicher in einem elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Ein Betriebsprüfer kann ausgedruckt abgelegte PDF-Rechnungen oder -Verträge verwerfen (ob das jemals ein Prüfer macht, steht auf einem anderen Blatt).

1 „Gefällt mir“

interessant, vorallem:
https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/revisionssicherheit

d.h. Software alleine reicht nicht…

1 „Gefällt mir“

Danke.
Preislich ist das wohl unschlagbar.
Werde mir das morgen mal genauer ansehen und mit unserem Steuerberater besprechen.
Eigentlich zu gut, um wahr zu sein.

Das muss ich mir auch noch genauer ansehen.
Eventuell ist das ja der Haken an der Geschichte?

Geschäftsprozesse sind für mich Alltag, aber Hardware und Datensicherung muss auch passen.

das Preisschema ist „interessant“, … einstieg Günstig
verdient wird dann mit Anzahl parallelen Zugriffen, und API Zugriffen, und Serviceleistungen…

Sprich deinen Steuerberater auf die Verfahrensdokumentation an. Das sollte sein Thema sein. Das Finanzamt (aber auch die Datenschutzbehörden, aber mit anderem Focus) verlangen unter anderem eine Verfahrensdokumentation über die Prozesse.

Aus Sicht eines Betriebsprüfers ist das sozusagen das Handbuch wie die betriebswirtschaftlichen Prozesse des geprüften Unternehmens ablaufen. Darin müssen die Prozesse der Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Ablage der Papier und elektronischen Dokumente, Kassensysteme, … beschrieben werden. Das DMS ist da nur ein Teil davon und bei diesem Teil hilft ecoDMS.

1 „Gefällt mir“

ELO Office, damit haben wir fast 20 Jahre gearbeitet:

https://www.elooffice-shop.com/de-de/vollversion

2 „Gefällt mir“

Danke für die Info.
Die Geschäftsprozesse sind für mich Alltag.
So was mache ich immer wieder für andere Firmen.
Nur die Spezalitäten der revisionssicheren Archivierung sind für mich neu.
Einarbeiten könnte sich aber nachträglich lohnen, wenn ich das dann mit anbieten kann.

Bei uns in der Firma war ganz früher mal ELO im Einsatz, seit über 10 Jahren setzen wir aber auf d.3.

1 „Gefällt mir“

Wir haben ungefähr einen ähnlichen Umfang bei uns: Zwei Unternehmen mit insgesamt pro Jahr ca. 1.200 Eingangsrechnungen und 4.000 Ausgangsrechnungen.

Die Ausgangsrechnungen werden ohnehin alle digital erstellt und verschickt. Bei den Eingangsrechnungen haben wir inzwischen eine Quote von ca. 90% digitalen Rechnungen. Bis 2019 haben wir alles ausgedruckt und abgelegt.

Inzwischen wird bei uns keine Rechnung mehr ausgedruckt. Die Eingangsrechnungen werden mit Candis empfangen, bezahlt und kontiert und anschließend an DATEV Unternehmen online mit dem digitalen Beleg übertragen. Ausgangsrechnungen werden von unserer Fakturierung (Easybill) direkt an DATEV Unternehmen online übertragen. DATEV müssen wir sowieso über unseren Steuerberater zahlen und dort werden die Belege auch revisionssicher aufbewahrt. Zusätzlich haben wir noch Backups der digitalen Belege in der Cloud.

Papier-Eingangsrechnungen (z. B. Supermarkt-Einkäufe, Restaurantquittungen oder unbelehrbare Lieferanten) bewahren wir weiterhin konventionell in einem Ordner auf, nachdem wir sie gescannt und an Candis übertragen haben. Das ist aber nur noch ein Ordner im Jahr, nicht mehr als 50 von 5200 Belegen.

Verträge (Mietvertrag, Versicherungen etc.) bewahren wir weiterhin konventionell auf, scannen sie aber zusätzlich ein.

Wir haben keinerlei Zusatzkosten für ein Dokumentenmanagementsystem. Sollten wir den Steuerberater wechseln oder die Buchhaltung komplett selbst machen wollen, können unsere Daten einfach mit umziehen (vorausgesetzt, wir bleiben bei DATEV).

In Eurer Unternehmensgröße wäre eine Investition in ein eigenes DMS unsinnig. Du musst ja nicht nur das DMS bezahlen, sondern auch die ganzen automatischen Schnittstellen zur Fakturierung, zur Fibu und zum elektronischen Rechnungseingang konfigurieren, oder, wenn Du das nicht machst, alles manuell einspeisen. Außerdem brauchst Du für das System, wenn es keine Cloud-Lösung ist noch ein sicheres Backup.

Ein DMS ist etwas für Unternehmen, die nicht nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen digitalisieren wollen, sondern auch die Korrespondenz und Verträge mit ihren Kunden, z. B. Versicherungen, Banken etc.

1 „Gefällt mir“

Datev Unternehmen Online ist nicht revisionssicher. Das dient nur zur Kommunikation mit dem Steuerberater und er kann den Buchungssatz mit dem Scan des Dokuments verknüpfen. Für Revisionssicherheit braucht man Datev DMS.

Für eine gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Buchhaltungsdokumente braucht man also trotz Unternehmen Online eine Zusatzlösung.

Habe selbst mal ein Projekt geleitet um Daten revisionssicher zu speichern und kann die Aussagen von Firefox34 nur bestätigen.

Eine solche Lösung ist sehr teuer weil man sicherstellen muss das die Daten für die gesamte zeit der Aufbewahrung nicht verändert werden können. Es reicht hier auch nicht Komponenten wie z.B. einen WORM Speicher zu verwenden. Die Gesamtlösung muss geprüft werden ob sie die Anforderungen erfüllt. Wir haben das damals durch unseren Wirtschaftsprüfer prüfen lassen damit wir nicht später von der Finanzbehörde Probleme bekommen.

Bei dem von Dir benannten Volumen ist eine solche Lösung meiner Meinung nach nicht bezahlbar.

Ich empfehle Dir die Daten frühzeitig im Geschäftsprozess zu digitalisieren und dabei eine Verknüpfung zu erstellen die den Zugriff auf die Papierdokumente ermöglicht. Die Papierunterlagen dann in einem Aktenraum archivieren und dort so ablegen das der Ordnungsbegriff den Du in der digitalen version als Referenz mit führst mit angibst damit im Falle eine Falles der Zugriff auf das Papierdokument etwas einfacher ist.

Den Raum musst Du höchstwahrscheinlich nur betreten wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Dann noch klären wie Du ausgehende Dokumente archivieren musst (Geschäftspost und Rechnungen).

Meine Erfahrungen mit den Finanzbehörden 8die nicht sehr umfangreich sind) waren immer das man gar nicht nach Papierunterlagen gefragt hat. Die wollten immer direkt auf das Warenwirtschaftssystem oder das Buchhaltungssystem zugreifen den gesamten Datenbestand zu analysieren.
Aber das ist natürlich keine Garantie das sie nicht doch mal den Papierberg sehen wollen.

nur was macht ihr dann mir den Digitalen Rechnungen, wenn es nur das Papier in Ornder Archiv gibt

digitale Dokumente die man selbst erstellt würde ich auf CD brennen. Diese sollten aber im PDF/A Format gespeichert werden und man muss prüfen wie die digitalen Zertifikate sichert.

Wichtig ist das diese Daten noch nach 10 Jahren lesbar sind - wer weiss ob man dann noch ein CD ROM Laufwerk hat und die Software um die Zertifikate zu lesen. PDF/A ist sicherlich kein Problem

PDF/A macht ein PDF nicht revisionssicher. Das setzt nur den Archivmodus, den man einfach auch wieder entfernen kann.

Revisionssicher nach GoDB sind nur DMS mit Protokollierung. Es geht im Wesentlichen darum, dass ein Prüfer nachträgliche Änderungen bemerken und nachvollziehen kann. Man muss im Archivierungsprotokoll sehen wann die Datei archiviert wurde, ob sie ersetzt wurde oder ob eine Datei aus dem Archiv gelöscht wurde.

Deshalb funktionieren alle Alternativen wie

  • Eigene Archivstruktur auf Festplatte
  • permanenter Datenträger
  • nichts im eMail-Postfach löschen
  • einfache Buchhaltungssystme, bei denen man ein Dokument mit dem Buchungssatz verknüpfen kann)

  • nicht rechtssicher.
1 „Gefällt mir“